สินค้าคงคลังคืออะไร และจำเป็นต้องมีไหม

แม้ว่าการจัดการสินค้าคงคลังจะเป็นงานที่หลายธุรกิจมองว่าเป็นภาระ แต่สำหรับบางอุตสาหกรรม การเก็บข้อมูลสต็อกถือเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายที่ต้องปฏิบัติ แล้วใครบ้างที่อยู่ในขอบเขตนี้ และมีผลกระทบอย่างไรต่อธุรกิจ เราสรุปคำตอบในบทความนี้

ทำไมธุรกิจต้องมีการตรวจนับสินค้าคงคลัง

การตรวจนับสินค้าคงคลัง เป็นกระบวนการที่ช่วยให้ธุรกิจทราบว่าสินค้าที่บันทึกในระบบบัญชีตรงกับสินค้าที่มีอยู่จริงในคลังหรือไม่ เช่น หากระบบระบุว่ามีสลักเกลียว 1,200 ตัว และคานไม้ 400 ชิ้น การตรวจนับจะช่วยยืนยันว่าตัวเลขเหล่านี้ตรงกับจำนวนสินค้าจริงหรือไม่

ขั้นตอนการตรวจนับต้องมีการจัดประเภทสินค้าและกำหนดพื้นที่จัดเก็บอย่างชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นคลังสินค้า พื้นที่ผลิต หรือจุดขาย เพื่อให้ข้อมูลที่บันทึกเป็นระบบ สามารถตรวจสอบได้ง่าย ตาม มาตรฐานการบัญชีไทย (TAS) ธุรกิจต้องบันทึกสินค้าทุกประเภท รวมถึงวัตถุดิบ วัสดุสิ้นเปลือง สินค้าระหว่างผลิต สินค้าสำเร็จรูป สินทรัพย์ถาวรที่เคลื่อนย้ายได้ ตลอดจนลูกหนี้ หนี้สิน และสินทรัพย์อื่นที่เกี่ยวข้อง

เมื่อพบความคลาดเคลื่อนระหว่างตัวเลขในระบบกับจำนวนจริง ธุรกิจจำเป็นต้องปรับยอดตามจำนวนหรือมูลค่าที่แท้จริง ซึ่งมีผลต่อผลประกอบการและงบการเงิน เช่น หากจำนวนสินค้าลดลง ต้นทุนสินค้าจะเพิ่มขึ้นและกำไรลดลง ในทางกลับกัน หากสินค้าคงคลังเพิ่มขึ้น ก็อาจสะท้อนสถานะทางการเงินที่ดีขึ้นในงบการเงิน

ดังนั้น การตรวจนับสินค้าคงคลังไม่ใช่เพียงการนับสินค้า แต่เป็นกระบวนการสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจมีข้อมูลบัญชีที่ถูกต้อง แสดงต้นทุนที่แท้จริง และใช้เป็นพื้นฐานในการประเมินผลการดำเนินงานของบริษัทอย่างแม่นยำ

ความแตกต่างระหว่าง “การตรวจนับสินค้าคงคลัง” และ “สินค้าคงคลัง”

คำว่า “การตรวจนับสินค้าคงคลัง” หมายถึง กระบวนการตรวจสอบและบันทึกสินทรัพย์และหนี้สินทั้งหมดของบริษัท ณ ช่วงเวลาหนึ่ง ซึ่งโดยทั่วไปจะตรงกับวันสิ้นงวดบัญชีตามข้อกำหนดของ พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 เพื่อให้ทราบจำนวนและสถานะของสินทรัพย์ที่มีอยู่จริง

ผลลัพธ์จากการตรวจนับนี้เรียกว่า “สินค้าคงคลัง” ซึ่งเป็นเอกสารที่ระบุรายละเอียดของสินทรัพย์และหนี้สินทั้งหมดอย่างชัดเจน ทั้งประเภทสินค้า ปริมาณ มูลค่า และข้อมูลสำคัญอื่น ๆ ข้อมูลเหล่านี้จะถูกบันทึกอย่างเป็นระบบในบัญชีสินทรัพย์ ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้และช่วยให้การทำบัญชีมีความโปร่งใสมากยิ่งขึ้น

ข้อมูลจากสินค้าคงคลังถือเป็นพื้นฐานสำคัญของงานบัญชี เพราะสะท้อนจำนวนสินทรัพย์ที่แท้จริงของบริษัท และใช้เป็นข้อมูลหลักในการจัดทำ งบการเงินประจำปี รวมถึง งบดุล ซึ่งเป็นเอกสารสำคัญสำหรับประเมินสถานะทางการเงินของธุรกิจ ตาม มาตรฐานการบัญชีไทย (TAS)

หลักเกณฑ์พื้นฐานในการตรวจนับสินค้าคงคลัง

เพื่อให้การตรวจนับสินค้าคงคลังเป็นระบบ ถูกต้อง และตรวจสอบได้ ควรยึดตามหลักการดังต่อไปนี้:

• การตรวจนับสินค้าคงคลังต้องดำเนินการโดยบุคลากรที่ผ่านการอบรมหรือมีความเชี่ยวชาญ

• ห้ามเคลื่อนย้ายสินค้า หรือเปลี่ยนแปลงปริมาณในระหว่างการตรวจนับ เพื่อป้องกันความคลาดเคลื่อนของข้อมูล

• รายการสินค้าคงคลังต้องบันทึกอย่างครบถ้วน ไม่มีรายการซ้ำ พร้อมระบุวันที่ทุกครั้ง

• หากไม่สามารถวัดหรือชั่งน้ำหนักได้จริง ให้บันทึกข้อมูลเป็น “จำนวนโดยประมาณ” และระบุเหตุผล

• สินค้าที่ไม่สามารถตรวจนับได้ ให้บันทึกเป็นสินค้าคงคลังตามบัญชี

• ผู้จัดการหรือผู้รับผิดชอบต้องสุ่มตรวจสอบอย่างน้อย 5% ของข้อมูลที่บันทึก เพื่อยืนยันความถูกต้อง

การดำเนินการตรวจนับสินค้าคงคลัง(Inventory Process): ขั้นตอนและการจัดการที่ถูกต้อง

• องค์กรของสินค้าคงคลัง:
  การทำสินค้าคงคลังให้ประสบความสำเร็จจำเป็นต้องมีการวางแผนและจัดระเบียบอย่างรอบคอบ ซึ่งรวมถึงการจัดทำรายการสินค้าคงคลัง การกำหนดช่วงเวลาที่จะตรวจนับ การให้คำแนะนำหรืออบรมพนักงานที่เกี่ยวข้อง รวมถึงการเตรียมแบบฟอร์มหรือระบบสำหรับบันทึกข้อมูลสินค้าคงคลัง
• การดำเนินการ:
  ในวันที่ตรวจนับสินค้าคงคลัง จะมีการนับสินทรัพย์จริง เช่น การวัด นับ หรือชั่งน้ำหนักของสต็อกจริงในคลังสินค้า (สินค้าคงคลังทางกายภาพ) ขณะเดียวกันข้อมูลสินทรัพย์ที่ไม่มีตัวตน เช่น ลูกหนี้หรือสิทธิบัตร จะถูกตรวจสอบเทียบกับข้อมูลทางบัญชี (สินค้าคงคลังตามบัญชี) หากพบความแตกต่างระหว่างยอดตามเอกสารและยอดที่ตรวจนับได้จริง ต้องบันทึกและอธิบายสาเหตุของความแตกต่างนั้นอย่างชัดเจน
• การติดตามผล:
  หลังจากการตรวจนับเสร็จสิ้น ข้อมูลสินค้าคงคลังจะถูกประเมิน ตรวจสอบความถูกต้อง (รวมถึงการประเมินเพิ่มเติมหากจำเป็น) และจัดทำเป็นเอกสารสินค้าคงคลังอย่างเป็นทางการ ผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นข้อมูลที่ถูกต้องและตรวจสอบได้ ซึ่งจะถูกนำไปใช้สำหรับการจัดทำงบดุลและงบการเงินประจำปีของบริษัท

ขั้นตอนการเก็บสต็อกมีอะไรบ้าง

โดยทั่วไป การตรวจนับสินค้าคงคลังสามารถแบ่งออกเป็น 3 วิธีหลัก ได้แก่:

• สินค้าคงคลังทางกายภาพ:
  เป็นการตรวจนับสินค้าคงคลังแบบดั้งเดิม โดยการนับ ชั่งน้ำหนัก หรือวัดสินทรัพย์จริงในพื้นที่จัดเก็บ

• สินค้าคงคลังตามบัญชี:
  ใช้ร่วมกับการตรวจนับแบบกายภาพ โดยจะบันทึกและประเมินสินทรัพย์ที่ไม่สามารถจับต้องได้ เช่น ยอดเงินในบัญชีธนาคาร ลูกหนี้ หนี้สิน หรือสินทรัพย์ไม่มีตัวตน

• สินค้าคงคลังสินทรัพย์ถาวร:
  เป็นการตรวจสอบและบันทึกสินทรัพย์ถาวรที่สามารถเคลื่อนย้ายได้ เช่น เครื่องจักร รถยนต์ และอุปกรณ์สำนักงาน โดยต้องบันทึกรายละเอียด เช่น ชื่อทรัพย์สิน มูลค่าปัจจุบัน วันที่ซื้อ อายุการใช้งาน และค่าเสื่อมราคาต่อปี

ประเภทของสินค้าคงคลังและการดำเนินการตามช่วงเวลา

ตามมาตรฐานการบัญชีและกฎหมายบัญชีของประเทศไทย ธุรกิจจำเป็นต้องทำการตรวจนับสินค้าคงคลังเมื่อเริ่มต้นกิจการ รวมถึงเมื่อสิ้นปีบัญชีหรือก่อนการเลิกกิจการ นอกจากนี้ยังต้องมีการทำ สินค้าคงคลังประจำปี เพื่อให้ข้อมูลบัญชีและมูลค่าทรัพย์สินเป็นปัจจุบัน

อย่างไรก็ตาม บริษัทสามารถกำหนดระยะเวลา วิธีการดำเนินงาน และรูปแบบการตรวจนับได้เองตามความเหมาะสม โดยมีกระบวนการและรูปแบบการตรวจนับหลายประเภทให้เลือกตามกฎหมายและประเภทธุรกิจ

สินค้าคงคลังวันที่ปิดรับ

ป็นรูปแบบคลาสสิกของสินค้าคงคลังที่ดำเนินการใน วันที่งบดุลที่กำหนด โดยสินทรัพย์และหนี้สินทั้งหมดจะถูกระบุ ณ วันอ้างอิงนี้ การตรวจนับสินค้าคงคลังจะต้องบันทึกตามวันที่ระบุ ซึ่งโดยทั่วไปคือวันงบดุล แม้การตรวจนับจริงอาจทำก่อนหรือหลังวันงบดุลไม่เกินสิบวัน เพื่อให้สามารถเชื่อมโยงกับงบดุลได้อย่างถูกต้อง

สินค้าคงคลังวันตัดงวดบัญชี

เป็นรูปแบบพิเศษของสินค้าคงคลังวันตัดบัญชีที่การตรวจนับสินทรัพย์ทางกายภาพไม่ได้เกิดขึ้นตรงกับวันที่งบดุล แต่สามารถดำเนินการได้ภายในระยะเวลา สิบวันก่อนหรือสิบวันหลัง วันงบดุลนั้น อย่างไรก็ตาม หากตรวจนับไม่ตรงกับวันสำคัญ การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ของสต็อกที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาก่อนหรือหลังต้องถูกบันทึกและปรับคำนวณให้สอดคล้องกับวันงบดุล

วิธีนี้ช่วยให้บริษัทมีความยืดหยุ่นมากขึ้น และควรสังเกตว่าเป็นวิธีเดียวที่เหมาะสำหรับสินค้าที่ เน่าเสียง่าย มีการหดตัวสูง หรือมีมูลค่าพิเศษ

สินค้าคงคลังถาวร

ในรูปแบบสินค้าคงคลังถาวร การตรวจนับสินค้าคงคลังทางกายภาพจะดำเนินการในวันใดวันหนึ่ง และวันที่ตรวจนับจะถือเป็นวันที่ในงบดุล นอกจากนี้ จะต้องมี สมุดบัญชีคลังสินค้า ที่บันทึกการรับเข้าและการตัดออกของสินค้าทั้งหมดในคลัง ข้อกำหนดนี้สามารถจัดการได้ง่ายขึ้นด้วยระบบ คลังสินค้าอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ระบบที่เสนอโดย TOPIX Materials Management โดยสินค้าคงคลังทางกายภาพควรตรวจนับอย่างน้อยปีละครั้ง เพื่อเปรียบเทียบยอดสินค้าคงคลังตามบัญชีกับสินค้าจริง ข้อดีของสินค้าคงคลังถาวรคือ ไม่จำเป็นต้องตรวจนับสินค้าทั้งหมดพร้อมกันในเวลาเดียว แต่สามารถบันทึก สินค้าขาเข้าและขาออก ได้อย่างต่อเนื่องและถาวร ทำให้การจัดการสต็อกมีความถูกต้องและตรวจสอบได้ง่าย

สินค้าคงคลังตัวอย่าง

สินค้าคงคลังประเภทนี้จะกำหนดยอดสต็อกทั้งหมด บนพื้นฐานของตัวอย่าง โดยใช้วิธีทางคณิตศาสตร์และสถิติที่เป็นที่ยอมรับในทางบัญชี วิธีนี้เหมาะสำหรับบริษัทที่มี สินค้าคงคลังจำนวนมากหรือซับซ้อนเป็นพิเศษ เพื่อให้สามารถใช้วิธีนี้ได้ ต้องได้รับ การอนุมัติจากสรรพากรล่วงหน้า และจำเป็นต้องมี ระบบบัญชีคลังสินค้าอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อบันทึกและตรวจสอบยอดสต็อกอย่างถูกต้อง

สินค้าคงคลังที่ย้ายตำแหน่ง (ก่อนหรือหลังการจัดกำหนดการใหม่)

วิธีนี้มีลักษณะคล้ายกับ สินค้าคงคลังวันที่งบดุล แต่ต่างกันตรงที่สามารถ เลื่อนการตรวจนับไปข้างหน้าหรือล่วงหลังได้ เช่น สามเดือนก่อนหรือสองเดือนหลังจากวันที่งบดุลข้อกำหนดสำคัญสำหรับวิธีนี้คือ ไม่สามารถใช้วิธีอื่นได้ในทางปฏิบัติ เช่นเดียวกับสินค้าคงคลังวันที่ตัดบัญชี ต้องคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงของสต็อกโดยการคำนวณย้อนหลังหรือรักษาความต่อเนื่องวิธีนี้เหมาะเป็นพิเศษสำหรับบริษัทที่มี ชั่วโมงเร่งด่วนตามฤดูกาล เพราะการตรวจนับในช่วงนอกชั่วโมงเร่งด่วนจะไม่ไปผูกมัดกำลังการผลิตที่มีค่า หรือขัดขวางกระบวนการภายใน
เกร็ดน่ารู้: ไม่จำเป็นต้องใช้วิธีการตรวจนับแบบเดียวกันกับสินทรัพย์ทั้งหมด ตราบใดที่ปฏิบัติตามเงื่อนไขของทั้งสี่วิธีก็สามารถใช้ร่วมกันในบริษัทได้ อย่างไรก็ตาม ในทางปฏิบัติสิ่งนี้เกิดขึ้นไม่บ่อยนัก

สินค้าคงคลังจำเป็นสำหรับทุกคนหรือไม่

ตามหลักการทั่วไป ผู้ประกอบการทุกคนมีหน้าที่ต้อง จัดทำสินค้าคงคลังทั้งในช่วงเริ่มต้นและปิดธุรกิจ

สินค้าคงคลังถือเป็นส่วนหนึ่งของข้อกำหนดทางกฎหมาย โดยสินทรัพย์และหนี้สินทั้งหมดต้องได้รับการบันทึกอย่างครบถ้วนและถูกต้อง เพื่อให้มั่นใจว่าการบัญชีเป็นไปอย่างเหมาะสม และสามารถใช้เป็นพื้นฐานสำหรับ งบดุลและบัญชีกำไรขาดทุน

สำหรับ สินค้าคงคลังประจำปี จะต้องดำเนินการก็ต่อเมื่อมูลค่าการซื้อขายประจำปีเกิน 20 ล้านบาท และกำไรสุทธิประจำปีเกิน 2 ล้านบาท ในวันปิดบัญชีต่อเนื่องสองครั้ง

ในกรณีของ ฟรีแลนซ์ โดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องเริ่มสินค้าคงคลังตั้งแต่แรก แต่จะอยู่ภายใต้ข้อกำหนดของกฎหมายภาษี ซึ่งหมายความว่า หากเกินขีดจำกัดดังต่อไปนี้ จะต้องดำเนินการสินค้าคงคลัง:

• ธุรกรรมทั้งหมด รวมถึงธุรกรรมที่ได้รับการยกเว้นภาษี (ยกเว้นธุรกรรมตาม มาตรา 4 แห่งพระราชบัญญัติภาษีมูลค่าเพิ่ม พ.ศ. 2560 ข้อ 8–10) มีมูลค่ามากกว่า 20 ล้านบาทต่อปี

• กำไรจากการดำเนินงานเชิงพาณิชย์มากกว่า 2 ล้านบาทต่อปี

สิ่งที่น่าสนใจ: หากเกินขีดจำกัดดังกล่าว ฟรีแลนซ์ไม่จำเป็นต้องเริ่มสินค้าคงคลังเองทันที จะทำเฉพาะในกรณีที่ หน่วยงานภาษีร้องขอ หรือเมื่อมี ภาระผูกพันทางบัญชีตามกฎหมายอื่น ๆ ซึ่งพื้นฐานทางกฎหมายมาจาก กฎระเบียบการบัญชีทั่วไปและข้อบังคับของกฎหมายพาณิชย์ องค์กร หรือสหกรณ์

ซอฟต์แวร์ช่วยให้การจัดการสินค้าคงคลังง่ายขึ้นอย่างไร

โซลูชันทางธุรกิจสมัยใหม่ช่วยสนับสนุนการดำเนินการสินค้าคงคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพและเหมาะสม เช่น

• การสร้างและจัดการ รายการสินค้าคงคลังอัตโนมัติ

• รองรับ สินค้าคงคลังถาวรตามมาตรฐานการบัญชีและกฎหมายบัญชีของประเทศไทย ผ่านเอกสารการรับเข้าและการตัดออกที่สมบูรณ์

• จัดเก็บข้อมูลสินค้าคงคลัง แบบเรียลไทม์ในระบบเดียว

• ใช้อุปกรณ์มือถือสำหรับบันทึกข้อมูล ลดความผิดพลาดและสะดวกในวันที่ตรวจนับ

• เปรียบเทียบผลสินค้าคงคลังกับข้อมูลบัญชีโดยอัตโนมัติ เพื่อค้นหาความแตกต่างตั้งแต่ระยะเริ่มต้น

• จัดระเบียบและประเมินผลอย่างมีประสิทธิภาพ ช่วย ประหยัดเวลาและเพิ่มความแม่นยำ ของสินค้าคงคลัง

ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมช่วยบริษัทประหยัดเวลาอย่างมาก ตัวอย่างเช่น การตรวจนับสินค้าคงคลังทางกายภาพสามารถ สร้างและพิมพ์รายการนับสินค้า ได้โดยง่าย และสามารถบันทึกและประเมินจำนวนสินค้าได้อย่างรวดเร็ว

ตัวอย่างเช่นใน TOPIX สินค้าขาเข้าและขาออกจะถูกบันทึกอัตโนมัติทุกครั้งที่ลงรายการบัญชี ทำให้สมุดบัญชีคลังสินค้าแบบคลาสสิกแทบไม่จำเป็นอีกต่อไป ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้งก็สามารถ กำหนดยอดสต็อกจริงในคลังสินค้า ได้ หลังจากสินค้าคงคลัง ตัวเลขสำคัญทั้งหมดสามารถแสดงและประเมินได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายในระบบ nSystem

ผลของการตรวจนับสินค้าคงคลัง

สินค้าคงคลังถือเป็นองค์ประกอบสำคัญของการบัญชีที่เหมาะสม ใช้เพื่อกำหนดสต็อกที่แน่นอนของสินทรัพย์และหนี้สินของบริษัท การตรวจนับสินค้าคงคลังจึงช่วยให้สามารถบันทึกและประเมินสินค้าคงคลังทั้งหมดได้อย่างครบถ้วน ณ จุดเวลาหนึ่ง

จุดประสงค์ของการตรวจนับสินค้าคงคลังคือการดำเนินการสินค้าคงคลังให้ครบถ้วนและเชื่อถือได้ ณ วันที่กำหนด เพื่อจัดทำสินค้าคงคลังที่เป็นพื้นฐานสำคัญสำหรับงบดุลและบัญชีกำไรขาดทุน ข้อกำหนดทางกฎหมาย โดยเฉพาะ พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 และมาตรฐานการบัญชีไทย (TAS) มีบทบาทสำคัญในเรื่องนี้

ภาระผูกพันในการตรวจนับสินค้าคงคลังส่งผลต่อบริษัทส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตาม การเลือกใช้สินค้าคงคลังประเภทต่างๆ ช่วยให้บริษัทมีความยืดหยุ่นในการจัดเวลาและลดความกดดัน

สุดท้าย บริษัทควรได้รับการสนับสนุนในการดำเนินการสินค้าคงคลังด้วย ซอฟต์แวร์ ERP แบบบูรณาการ และระบบการจัดการสินค้าที่สามารถจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดแบบศูนย์กลางภายในองค์กร