ความมั่นคงในการลงทุน ตอนที่ 2: ประสิทธิภาพทางเศรษฐกิจ

ในตอนแรกของซีรีส์บล็อกชุดใหม่ของเรา เราได้พูดถึงว่า ระบบ ERP ของคุณควรมีคุณสมบัติอะไรบ้างเพื่อให้สามารถรองรับอนาคตและถือเป็นการลงทุนที่มั่นคงได้ ก่อนที่เราจะลงลึกไปถึงผู้ให้บริการระบบ ERP ที่อาจเหมาะสมกับการลงทุนอันท้าทายนี้ — รวมถึงสิ่งที่พวกเขาควรมี — ในตอนที่สองนี้ เราขอย้อนกลับมาดูในมุมของการประเมินว่าระบบ ERP จะคุ้มค่ากับการลงทุนสำหรับธุรกิจของคุณจริงหรือไม่ เราจะพาคุณไปดูวิธีประเมินความเสี่ยงของการตัดสินใจลงทุนผิดพลาด และแนวทางในการเตรียมตัวก่อนการตัดสินใจซื้อ

แน่นอนว่าผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ ERP มีบทบาทสำคัญทั้งก่อน ระหว่าง และหลังการนำระบบไปใช้งาน แต่ในฐานะผู้ซื้อ คุณเองก็มีขั้นตอนสำคัญที่ควรดำเนินการเช่นกัน เพื่อประเมินระดับความมั่นคงในการลงทุน คุณต้องเริ่มจากการวิเคราะห์ว่าระบบ ERP ใหม่นั้นจะคุ้มค่าทางเศรษฐกิจต่อธุรกิจของคุณหรือไม่ แม้คุณอาจไม่สามารถคำนวณตัวเลขที่แน่นอนได้ แต่ยิ่งคุณสามารถนิยามประสิทธิภาพทางเศรษฐกิจที่คาดหวังจากระบบใหม่ได้อย่างใกล้เคียงความเป็นจริงมากเท่าใด ความสำเร็จในการใช้งานระบบก็จะยิ่งมีโอกาสสูงขึ้น — และ “แกนดิจิทัล” ใหม่ขององค์กรคุณก็จะยิ่งส่งผลลัพธ์ที่ทรงพลังมากขึ้น

ท้ายที่สุดแล้ว ความคุ้มค่าของซอฟต์แวร์ ERP สามารถประเมินได้ด้วยสูตรคลาสสิก: ความมีประสิทธิภาพทางเศรษฐกิจ = ประโยชน์ / ต้นทุน

เรามาดูกันอย่างละเอียดว่าแต่ละองค์ประกอบในสมการนี้หมายถึงอะไรในบริบทของระบบ ERP — และคุณจะสามารถประเมินสิ่งเหล่านี้ให้แม่นยำที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณได้อย่างไร

ค่าใช้จ่าย

ตอนนี้เรามาดูปัจจัยด้าน ค่าใช้จ่าย ในสมการที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้กันบ้าง เมื่อพูดถึงระบบ ERP จะไม่มีทั้ง “ราคากลาง” ที่สามารถใช้เป็นแนวทาง และไม่มี “ระดับความซับซ้อนเฉลี่ย” ที่สามารถอ้างอิงได้ เนื่องจากซอฟต์แวร์ประเภทนี้มีความเฉพาะตัวสูงในแง่ของคุณสมบัติและขอบเขตการใช้งาน ดังนั้นเราจึงแนะนำให้คุณเตรียมความพร้อมให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นและป้ายราคาที่ไม่คาดคิด

ข่าวดีคือ มีสถิติที่อาจทำให้รู้สึกอุ่นใจได้บ้าง: 75% ของโครงการ ERP ทั้งหมดยังคงอยู่ในงบประมาณ

ต่อไปนี้คือรายการปัจจัยที่ควรรวมไว้ในการวางแผนค่าใช้จ่าย:

• ต้นทุนการจัดซื้อซอฟต์แวร์ และอาจรวมถึงฮาร์ดแวร์

  แน่นอนว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่สำคัญที่สุด และมักจะสูงที่สุดด้วย โปรดทราบว่าการใช้ระบบ ERP ใหม่ไม่ได้หมายถึงแค่การติดตั้งซอฟต์แวร์ใหม่เท่านั้น ควรสอบถามผู้ให้บริการว่ามีฮาร์ดแวร์เพิ่มเติมหรือค่าใช้จ่ายแฝงอื่น ๆ อีกหรือไม่

• ต้นทุนด้านบุคลากร

  การนำระบบไปใช้งานมักต้องใช้ทรัพยากรบุคคลเพิ่ม ควรตั้งงบในส่วนนี้ให้เผื่อไว้ทั้งในแง่ของเวลาและจำนวนบุคลากรที่จำเป็นสำหรับสนับสนุนกระบวนการจนกว่าจะสามารถใช้งานได้เต็มที่ โดยเฉพาะผู้จัดการโครงการภายในที่ต้องถูกเบี่ยงเบนจากงานประจำ และในบางกรณีอาจต้องจ้างที่ปรึกษาภายนอก

• การลงทุนด้านเวลา

  แม้ว่าโครงการของคุณจะไม่ยืดเยื้อแบบสนามบิน BER แต่ก็ควรเผื่อเวลาไว้มากพอ ในธุรกิจขนาดเล็กอาจใช้เวลาเพียงไม่กี่เดือน แต่ในองค์กรขนาดใหญ่ อาจยาวนานถึง 14–15 เดือน โดยทั่วไป ควรเตรียมตัวสำหรับระยะเวลาอย่างน้อย 6 เดือน

• ความล่าช้า

  ควรเตรียมการสำหรับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นระหว่างกระบวนการ เช่น การย้ายข้อมูล ซึ่งมักจะเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝัน ไม่ใช่เพราะการทำงานไม่ดีหรือผลิตภัณฑ์มีปัญหา แต่เพราะขั้นตอนที่ซับซ้อนเช่นนี้มักจะมีเรื่องไม่คาดคิด เช่น ปัญหาการเชื่อมต่อ การตั้งค่าแบบฟอร์ม หรือการย้ายข้อมูล ซึ่งถึงแม้จะสามารถลดความเสี่ยงได้ล่วงหน้า แต่ไม่สามารถขจัดให้หมดได้ ควรเตรียมเวลาและแรงงานสำรองไว้

• การเตรียมตัวที่ไม่เพียงพอ

  จุดนี้อยู่ภายใต้การควบคุมของคุณทั้งหมด เราจึงเน้นย้ำในตอนที่ 1 และ 2 ของบล็อกว่า คุณควรเตรียมตัวอย่างไรในการลงทุนและการติดตั้งระบบ ERP ประมาณ 20% ของโครงการ ERP ทั้งหมดมีปัญหาเพราะกำหนดความต้องการไม่ชัดเจน หรือประเมินความพยายามของบุคลากรต่ำไป ดังนั้นก่อนขอประเมินโครงการ ควรจัดการข้อมูลหลักของคุณให้เป็นระเบียบเสียก่อน

• ความพยายามภายในองค์กร

  แม้จะเป็นปัจจัยรอง แต่ก็ไม่ควรมองข้าม เช่น การปรับปรุงสถานที่ เฟอร์นิเจอร์ใหม่ คอร์สอบรม ฯลฯ การพูดคุยกับผู้เกี่ยวข้องในทุกระดับขององค์กรจะช่วยให้ประเมินความพยายามภายในได้แม่นยำขึ้น

• ค่าบำรุงรักษา การสนับสนุน และการอัปเกรด

  เช่นเดียวกับรองเท้าที่ต้องดูแลเป็นครั้งคราว ระบบ ERP ก็ต้องมีการดูแลรักษาอย่างสม่ำเสมอ ผู้ให้บริการที่มีประสบการณ์จะสามารถคาดการณ์การอัปเดตและเวอร์ชันใหม่ ๆ ได้ดี ช่วยให้คุณวางแผนเรื่องเวลาและต้นทุนได้แม่นยำ

 

ตัวชี้วัดความพึงพอใจ

เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนถึง ผลกระทบของระบบ ERP ที่มีขนาดและความสำคัญในระดับนี้ จะเป็นประโยชน์มากหากคุณสร้าง ตารางตัวชี้วัดความพึงพอใจ (Satisfaction Metrics) ขึ้นมา ลิสต์งานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานซอฟต์แวร์ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ พร้อมกำหนดระดับความพึงพอใจ เช่น จาก 1 ถึง 6

เมื่อถึงแต่ละจุดตรวจของโครงการ พนักงานสามารถบันทึกระดับความพึงพอใจหรือความไม่พึงพอใจของตนเอง และประเมินว่าการทำงานและผลลัพธ์ของพวกเขาเปลี่ยนแปลงไปอย่างไร ซึ่งช่วยให้คุณสามารถวัดและแสดงความแตกต่างที่เกิดขึ้นในแต่ละส่วนที่ได้รับผลกระทบได้อย่างเป็นรูปธรรม

ไม่ว่าจะเป็นการบริหารโครงการ การจัดการข้อมูล การเชื่อมต่อระบบ งานเอกสาร การสนับสนุน หรือกระบวนการผลิต — ความแตกต่างด้านความพึงพอใจ และพัฒนาการ (หรือในกรณีที่แย่ที่สุดคือการถดถอย) สามารถวัดผลได้หลากหลายวิธี กล่าวอีกนัยหนึ่ง ข้อเสนอแนะในเชิงบวกที่พิสูจน์ได้จริง เช่น:

• พนักงานฝ่ายผลิตทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

• ฝ่ายขายมีข้อมูลประกอบการตัดสินใจมากขึ้น

• ทีมงานภาคสนามเคลื่อนไหวคล่องตัวขึ้น

• เจ้าหน้าที่ IT มีภาระงานน้อยลง

สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็น มูลค่าที่จับต้องได้ สำหรับธุรกิจของคุณ

อีกหนึ่งวิธีประเมินที่น่าสนใจคือ การจำลองสถานการณ์ย้อนกลับ (Reverse Scenario Model) แม้ว่าจะเป็นเพียงการคาดการณ์ล่วงหน้าเกี่ยวกับโอกาสที่อาจสูญเสียไป แต่ก็ควรพิจารณาว่า:

“จะเกิดอะไรขึ้นหากองค์กรไม่มีระบบใหม่ที่ทันสมัยและรองรับอนาคต?”

ข่าวดีคือ ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา คำวิจารณ์ต่อระบบ ERP และฟังก์ชันของมันลดลง อย่างเห็นได้ชัด ปัจจุบัน ผู้ใช้ระบบ ERP สมัยใหม่กว่า 1 ใน 3 ระบุว่าพึงพอใจอย่างเต็มที่กับการอัปเกรด

และอีกประเด็นสำคัญที่ควรคำนึงถึงในการวางแผนก็คือ:ยิ่งระบบซอฟต์แวร์ถูกรวมเข้ากับกระบวนการภายในขององค์กรอย่างลึกซึ้ง — กล่าวคือยิ่งมีหลายแผนกเข้าร่วม — การลงทุนก็จะยิ่งคุ้มค่าในระยะยาว และระบบก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพและรองรับอนาคตมากขึ้น

ตัวชี้วัดความพึงพอใจ

หากต้องการเข้าใจผลกระทบของการลงทุนในซอฟต์แวร์ที่มีขนาดและความสำคัญในระดับเดียวกับระบบ ERP อย่างแม่นยำที่สุด การจัดทำตารางตัวชี้วัดความพึงพอใจ หรือที่เรียกอีกอย่างว่าค่าตัวบ่งชี้ความพึงพอใจ จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง โดยคุณสามารถระบุงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานซอฟต์แวร์ให้ได้มากที่สุด และเพิ่มระดับความพึงพอใจ เช่น ตั้งแต่ 1 ถึง 6 ในแต่ละช่วงเวลา หรือแต่ละระยะของโครงการ พนักงานสามารถบันทึกระดับความพึงพอใจหรือความไม่พึงพอใจของตน พร้อมระบุว่าลักษณะงานและผลลัพธ์ของพวกเขาเปลี่ยนแปลงไปอย่างไร วิธีนี้ทำให้สามารถคำนวณและแสดงค่าความแตกต่างของแต่ละด้านที่ได้รับผลกระทบได้อย่างชัดเจน

ไม่ว่าจะเป็นการบริหารโครงการ การดูแลข้อมูล การจัดการอินเทอร์เฟซ งานสำนักงาน การสนับสนุน หรือกระบวนการผลิต ความแตกต่างด้านความพึงพอใจและการเปลี่ยนแปลง (หรือในบางกรณีที่พบได้น้อยคือการถดถอย) สามารถวัดผลได้หลายวิธี กล่าวอีกนัยหนึ่ง ปฏิกิริยาเชิงบวกที่พิสูจน์ได้ เช่น พนักงานฝ่ายผลิตที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น พนักงานขายที่มีข้อมูลครบถ้วนมากขึ้น เจ้าหน้าที่ภาคสนามที่คล่องตัวขึ้น หรือบุคลากร IT ที่มีภาระงานน้อยลง ล้วนสะท้อนถึงคุณค่าที่แท้จริงต่อองค์กร

อีกวิธีการประเมินที่มีประโยชน์ คือการสร้างแบบจำลองสถานการณ์ย้อนกลับ แม้ว่าผลประโยชน์ที่อาจสูญเสียไปจะสามารถคาดการณ์ล่วงหน้าได้เพียงบางส่วน แต่ก็เป็นเรื่องที่ควรพิจารณา ว่าอะไรจะเกิดขึ้นหากไม่มีระบบใหม่ที่รองรับอนาคตถูกนำมาใช้

ที่น่ายินดีก็คือ ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ข้อวิจารณ์เกี่ยวกับระบบ ERP และฟังก์ชันต่าง ๆ ลดลงอย่างชัดเจน ปัจจุบัน ผู้ใช้งานระบบ ERP สมัยใหม่มากกว่าหนึ่งในสามรายงานว่าพึงพอใจอย่างเต็มที่กับการดำเนินการและการนำไปใช้งาน

และอีกประเด็นหนึ่งที่สำคัญต่อการวางแผนของคุณก็คือ ยิ่งคุณเปิดโอกาสให้ระบบซอฟต์แวร์สามารถผสานเข้ากับกระบวนการทางธุรกิจของคุณได้ลึกเท่าใด หรือกล่าวอีกอย่างคือ ยิ่งมีแผนกต่าง ๆ เข้ามาเกี่ยวข้องมากเท่าใด การลงทุนก็ยิ่งมีคุณค่ามากขึ้นในระยะยาว และระบบก็จะมีความยั่งยืนและตอบโจทย์อนาคตได้ดีมากขึ้นตามไปด้วย